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서귀포학생문화원

문화원소개

메인페이지 문화원소개 행정서비스헌장 서비스이행표준


서비스이행표준

. 이용자를 맞이하는 자세

 1. 직접 방문하시는 경우

  ○ 고객이 원하는 안내를 받을 수 있도록

   - 본관 1, 도서관, 야영수련부 출입구에 안내표지판을 지속적으로 게시하여 찾고자 하는 담당부서의 위치를 정확히 알려 드리겠습니다

   - 노약자나 몸이 불편하신 고객은 사전에 언제든지 연락주시면 안내 직원이 현관 입구에서 대기하여 원하는 부서로 직접 안내하여 드리겠으며, 본관인 경우 1층 총무부에서 업무를 처리하고자 할 경우 담당 직원으로 하여금 10분 이내에 찾아뵙도록 하겠으며 장애인 사용 용품인 휠체어, 보청기 필요시 즉시 사용할 수 있도록 하겠습니다.

  ○ 담당자를 쉽게 찾을 수 있도록

   - 각 사무실 출입구에 직원의 사진과 담당업무가 표시된 좌석배치도를 게시하고 직원 좌석에는 명패를 부착하여 담당자를 쉽게 찾을 수 있도록 하겠으며, “무엇을 도와드릴까요?”와 이름이 적혀 있는 신분증(공무원증)을 패용하겠습니다.

  ○ 담당자가 고객을 맞이할 때에는

   - 즉시 하던 일을 멈추고 정중한 예의를 갖추어 "어서 오십시오. 무엇을 도와 드릴까요?" 등으로 반갑게 인사하고, 고객의 말씀을 경청하겠습니다.

   - 민원인과 통화 중일 때 고객을 대하게 되면 양해를 구한 후 전화통화를 하겠으며, 가급적 1분 이상 기다리시지 않도록 하겠습니다.

  ○ 담당자가 자리를 비웠을 때에는

   - 다른 직원이 용건을 정리하여 담당자에게 전달한 후 1시간 이내에 처리 또는 고객이 원하는 시간에 전화 드리도록 하겠습니다.

  ○ 용무를 마치고 돌아가실 때에는

   - “찾아주셔서 감사합니다. 안녕히 가십시오." 라고 따뜻이 배웅인사를 하겠습니다.

 2. 전화로 문의하는 경우

  ○ 전화는 벨소리가 세 번 이상 울리기 전에

   - "안녕하십니까?(또는 정성을 다하겠습니다) 서귀포학생문화원 ○○○○○입니다.무엇을 도와 드릴까요?"라고 먼저 인사를 한 후 상냥하게 응대하겠습니다.

  ○ 찾으시는 담당자가 부재중인 경우

   - 고객님께 담당자의 부재 사유를 설명하고 고객의 이름, 용건, 회신전화번호를 메모한 뒤 담당자에게 전달하겠으며, 고객이 원하는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.

  ○ 타부서의 전화가 잘못 걸려왔을 때

   - ", 말씀하신 내용은 ○○○부에서 담당하고 있습니다. 담당부서로 연결해드리겠습니다.(이때 담당자가 자리에 있는지를 확인하여 연결한다) 혹시 전화가 연결되지 않으면 730-○○○○로 전화하셔서 ○○○담당자를 찾으시기 바랍니다."라고 안내해 드리겠습니다.

  ○ 전화 문의 등이 끝났을 때는

   - 더 궁금하신 사항은 없으십니까? 추가 의문사항이 있는지 여쭤 보고 "언제든지 전화하시면 더욱 친절하게 답변하여 드리겠습니다." 라는 말씀을 드리겠습니다.

  ○ 전화를 끊을 때

   - "감사합니다.(또는 좋은 하루 보내십시오.)" 등의 끝인사를 하고 고객이 전화를 끊은 후에 수화기를 내려놓겠습니다.

 3. 우편이나 인터넷, FAX 등으로 요청하시는 경우

  ○ 접수 후 즉시 담당자에게 전달하겠습니다.

  ○ 제증명 발급 업무는 접수 후 30분 이내에 처리하여 우편, FAX 등 고객이 원하는 방법으로 교부해 드리겠습니다.

  ○ 시간이 지체되는 경우 사유 및 진행 상황을 고객에게 알려 드리겠습니다